Edwin Snellens, senior adviseur bij TransitiePartners, heeft de afgelopen periode als projectleider inkoop van de huishoudelijke ondersteuning bij gemeente Zoetermeer intensief gewerkt aan een nieuw inkooptraject. Een complexe opdracht voor de gemeente: het gaat om een wettelijke taak (Wmo), kwetsbare inwoners, en een dynamisch werkveld waarin kwaliteit, betaalbaarheid nu en in de toekomst én samenwerking centraal staan. In dit artikel deelt Edwin een aantal inzichten en aanbevelingen die andere gemeenten kunnen helpen bij hun eigen inkoopprojecten.

Inkoop is een strategisch instrument
Inkoop van huishoudelijke ondersteuning is geen puur juridisch of financieel traject. Het raakt het dagelijks leven van veel inwoners. Door met een doordachte visie in te kopen, kun je als gemeente het verschil maken.

Bij een goed inkoopproces staat daarom niet in eerste instantie het contract centraal, maar het maatschappelijke doel: Inwoners zijn langer zelfredzaam, mensen doen via vrijwilligerswerk mee aan de samenleving, ouderen wonen langer zelfstandig thuis… Dit begint bij een scherpe analyse van de opgave en het formuleren van heldere, haalbare doelen.

Een belangrijk hulpmiddel daarbij zijn Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). KPI’s zijn onmisbare meetpunten om de prestaties van een organisatie te kunnen meten.

Door vooraf na te denken over wát je wilt bereiken en hóe je dat meetbaar maakt, ontstaat focus. Wat zijn realistische targets? Welke data is beschikbaar? En hoe sluiten deze KPI’s aan op de praktijk van aanbieders én op de klantreis van de inwoner?

KPI’s bieden daarnaast inzichten die helpen om tijdig en effectief bij te sturen en beslissingen te nemen en kunnen een transparante basis bieden voor verantwoording door een organisatie over de te behalen doelen.

Protocollering versus flexibiliteit
Een opgave binnen de inkoop en de uiteindelijke contractering is het vinden van evenwicht in de mate waarin eisen worden gesteld aan aanbieders op het niveau van de uitvoering versus het vertrouwen in de professionaliteit van de aanbieder om te doen wat nodig is. Protocollering is nodig omdat het een basis legt voor kwaliteit, zorgt voor grip en controle, vergelijkbaarheid van en transparantie over de prestaties van aanbieders. Doorgeslagen protocollering zorgt echter voor onnodige administratieve lasten (en kosten) voor de aanbieder, beperkt professionele ruimte en belemmert creativiteit bij aanbieders die nodig is voor innovatie.

Aanbevelingen

1. Investeer in voorbereiding en begin op tijd
   Neem de tijd om een goed beeld te krijgen van de huidige situatie, knelpunten en wensen. Verzamel data, voer gesprekken met stakeholders en kijk ook over de gemeentelijke grenzen heen.

2. Organiseer een goed inkoopteam
   Een goed samengesteld team is cruciaal voor het succes van een inkoopproces voor huishoudelijke ondersteuning. In zo’n proces komen namelijk beleidsdoelen, juridische en financiële kaders én de dagelijkse praktijk van uitvoering samen. Zonder samenwerking tussen de juiste disciplines is de kans groot dat het eindresultaat onvoldoende aansluit bij de behoeften van inwoners, moeilijk uitvoerbaar is voor aanbieders of lastig te monitoren is voor de gemeente zelf.
3. Stel duidelijke doelen, maar geef aanbieders ruimte
   Richt je uitvraag op maatschappelijke doelen in plaats van op puur procesmatige eisen. Vertrouw op de professionaliteit van aanbieders en laat hen meedenken over de invulling.

4. Blijf in gesprek na gunning
   Een contract is geen eindpunt, maar het begin van een nieuwe samenwerking. Organiseer structureel overleg, deel inzichten en durf aanpassingen te doen als de praktijk daarom vraagt. Goed contractmanagement zorgt ervoor dat de afspraken ook ná de gunning werken in de praktijk. Daarom heeft de contractmanager een belangrijke  rol tijdens het inkoopproces. Zodoende voorkom je onrealistische eisen, onduidelijke KPI’s of contractafspraken die moeilijk te handhaven zijn.

TransitiePartners: Dé partner in samenwerking
Veranderingen in het sociaal domein vragen veel van gemeenten gezien de gevoeligheid en impact op mensen en gemeenschappen. TransitiePartners initieert verandering, adviseert en zorgt voor een sluitende aanpak. Van beleid gebaseerd op een goede analyse van problemen en kansen tot en met de uitvoering met sturing op de prestaties en monitoring. We ontwikkelen geen beleid zonder ons er ook van te verzekeren dat de uitvoering goed staat. We doen geen data-analyse zonder de waarom-vraag te stellen.

Staat jouw gemeente aan de lat voor een nieuw inkooptraject en heb je de ambitie om zo’n proces goed op te zetten en effectief te managen? Neem contact met ons op! Wij staan klaar om te ondersteunen bij het vormgeven en uitvoeren van jouw inkoopopgave.