Privacybeleid TransitiePartners

Versie  Datum                         Auteur             Status                          Opmerking

1.0       24 maart 2026              Directie            Vastgesteld                  privacyverklaring site

2.0       9 november 2026         Directie            Vastgesteld                  –

1. Algemeen

TransitiePartners B.V. (“TransitiePartners”) hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens.
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de toepasselijke Nederlandse wet- en regelgeving en de afspraken die wij hierover met onze opdrachtgevers maken. Ter beveiliging van persoonsgegevens hebben wij een managementsysteem voor informatiebeveiliging (ISMS) ingericht volgens de norm ISO/IEC 27001:2022.

Dit privacybeleid is van toepassing op medewerkers van TransitiePartners, ingehuurde professionals (zzp’ers), sollicitanten, bezoekers van onze website en, voor zover relevant,
op leveranciers en opdrachtgevers met wie wij persoonsgegevens uitwisselen.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

TransitiePartners B.V.
Groenewoudsedijk 50
3528 BK Utrecht
KvK-nummer: 63613727
Telefoon: 085 48 83 584
E-mail: [email protected]
Aanspreekpunt privacy en informatiebeveiliging: security-officer

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een zorgvuldige bedrijfsvoering en naleving van wettelijke verplichtingen.
Het betreft onder andere:

• Medewerkers: NAW-gegevens, contactgegevens, burgerservicenummer (BSN) en kopie identiteitsbewijs (wettelijk verplicht voor de loonadministratie), salaris- en contractgegevens, opleidings- en beoordelingsgegevens, verzuimgegevens (zonder medische informatie; die verwerkt alleen de arbodienst) en, waar een opdrachtgever dat vereist, een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Ingehuurde professionals (zzp’ers): naam- en contactgegevens, cv, KvK-nummer, tarief- en factuurgegevens en, waar een opdrachtgever dat vereist, een VOG.
• Leveranciers en opdrachtgevers: contactgegevens (naam, functie, telefoonnummer, e-mailadres).
• Sollicitanten: cv, motivatiebrief en contactgegevens.
• Websitebezoekers: gegevens die via het contactformulier of cookies worden verzameld (zie § 11).

  Belangrijk: uitgangspunt is dat cliënt- of burgerspecifieke gegevens van gemeenten (waaronder BSN’s en gegevens over gezondheid of hulpverlening) niet in de systemen van TransitiePartners worden opgeslagen of verwerkt.
  Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt in de systemen van de opdrachtgever (gemeente of zorgorganisatie), onder verantwoordelijkheid van die opdrachtgever en volgens diens instructies en beveiligingseisen. Onze medewerkers en professionals zijn daarbij gebonden aan geheimhouding.

Bij wijze van uitzondering kunnen zulke gegevens op onze systemen worden verwerkt. In dat geval hebben alleen de medewerkers toegang die toegang moeten hebben en worden de gegevens na beëindiging van de opdracht verwijderd. Dit gebeurt alleen op basis van schriftelijke afspraken met de opdrachtgever.

4. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van arbeidsovereenkomsten en personeelsbeheer.
• Werving, selectie en inzet van medewerkers en professionals, waaronder het voorstellen van professionals aan opdrachtgevers.
• Uitvoering van contracten met opdrachtgevers en leveranciers.
• Financiële administratie en naleving fiscale verplichtingen.
• Bedrijfsvoering, kwaliteitsverbetering en beveiliging.
• Beantwoorden van vragen die via het contactformulier op onze website, per e-mail of telefonisch worden gesteld.
• Relaties informeren over onze diensten en activiteiten. Wilt u deze informatie niet meer ontvangen, dan kunt u zich altijd afmelden via [email protected].

De grondslagen hiervoor zijn: uitvoering van de overeenkomst, nakoming van wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigd belang en, waar dat nodig is (bijvoorbeeld voor het contactformulier op onze website, het langer bewaren van sollicitatiegegevens of het plaatsen van niet-functionele cookies), toestemming. Gegeven toestemming kan altijd worden ingetrokken. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering plaats.

5. Bewaartermijnen

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Financiële en administratieve gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• HR-dossiers van medewerkers: maximaal 2 jaar na uitdiensttreding, tenzij wettelijke verplichtingen een langere termijn vereisen.
• Gegevens van ingehuurde professionals: maximaal 2 jaar na afloop van de laatste opdracht; factuurgegevens 7 jaar.
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afloop van de procedure, tenzij toestemming is gegeven om deze 1 jaar te bewaren.
• Contactgegevens van zakelijke relaties: zolang de relatie bestaat of totdat betrokkene om verwijdering verzoekt.

  Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd. Gegevens in back-ups worden niet actief gebruikt en verdwijnen bij het verlopen van de back-uptermijn (zie § 6). Ingeleverde laptops en andere apparaten worden volledig geschoond voordat ze opnieuw worden uitgegeven of worden afgevoerd.

• 
  

6. Beveiliging

TransitiePartners neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang. Dit omvat onder meer:

• Gebruik van Microsoft 365 (EU-datacenters) met Multifactor Authenticatie en Endpoint Detection & Response (EDR).
• Externe back-ups van Microsoft 365-data (bewaartermijn 7 jaar).
• Encryptie van laptops en andere apparaten.
• Toegangsbeheer gebaseerd op functieprofielen.
• Geen gebruik van USB-sticks of externe harde schijven.
• Regelmatige updates en patchmanagement.
• Geheimhoudingsverplichting voor alle medewerkers en ingehuurde professionals, vastgelegd in de arbeids- of opdrachtovereenkomst.
• Periodieke bewustwordingsactiviteiten over informatiebeveiliging en privacy.
• Afspraken over informatiebeveiliging met partijen die toegang hebben tot onze systemen of gegevens (zie § 8).

Deze maatregelen zijn vastgelegd in ons Protocol Informatiebeveiliging V2.0 en worden periodiek getoetst via interne audits en de directiebeoordeling.

7. Gebruik van Kunstmatige Intelligentie (AI)

Bij gebruik van AI-tools geldt dat geen persoonsgegevens van medewerkers, cliënten of derden buiten de Europese Unie worden verwerkt of opgeslagen.
Cliënt- of burgerspecifieke gegevens van opdrachtgevers mogen niet worden ingevoerd in AI-tools van TransitiePartners.

8. Delen van persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Indien derden namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij met hen een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de AVG.

Wij delen persoonsgegevens onder meer met: onze ICT-beheerder, Microsoft (Microsoft 365), ons salarisadministratiekantoor, de arbodienst en, bij het voorstellen van professionals, met opdrachtgevers. Cv’s en andere gegevens van professionals delen wij alleen met een opdrachtgever na afstemming met de betrokkene.

Wij geven geen persoonsgegevens door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij passende waarborgen zijn getroffen (zoals EU-modelcontractbepalingen of het EU-VS Data Privacy Framework).

Eisen van opdrachtgevers op het gebied van privacy en informatiebeveiliging leggen wij vast in ons Complianceregister en vertalen wij naar afspraken met onze medewerkers en professionals.

9. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben de volgende rechten:
– Recht op inzage in de persoonsgegevens.
– Recht op rectificatie of verwijdering.
– Recht op beperking van verwerking of bezwaar.
– Recht op dataportabiliteit (voor zover van toepassing).
– Recht om gegeven toestemming in te trekken.

Verzoeken kunnen worden ingediend via [email protected]. Wij reageren binnen één maand; bij complexe verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen. Alle verzoeken en de afhandeling ervan worden geregistreerd.

10. Datalekken

TransitiePartners hanteert een procedure voor beveiligingsincidenten en datalekken, als onderdeel van het Protocol Informatiebeveiliging. Medewerkers en ingehuurde professionals melden ieder (vermoedelijk) incident direct bij het aanspreekpunt privacy (zie § 2). Bij een geconstateerd datalek wordt dit zo spoedig mogelijk, en uiterlijk binnen 72 uur, gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het datalek waarschijnlijk geen risico oplevert voor betrokkenen, en, als het datalek een hoog risico voor hen oplevert, bij de betrokkenen. Betreft het gegevens van een opdrachtgever, dan informeren wij die opdrachtgever onverwijld, binnen de termijn die met die opdrachtgever is afgesproken. Alle incidenten en datalekken worden geregistreerd, inclusief een analyse van de oorzaak, de genomen maatregelen en een controle of die maatregelen effectief zijn.

11. Website en cookies

. Wij gebruiken functionele cookies die nodig zijn om de website (www.transitiepartners.nl)  goed te laten werken; daarvoor is geen toestemming nodig. Cookies voor voorkeuren, statistieken en marketing (waaronder cookies die via Google Tag Manager worden geplaatst) plaatsen wij alleen als u daarvoor via de cookiebanner toestemming geeft. U kunt uw keuze altijd wijzigen of uw toestemming intrekken via de cookie-instellingen op de website. Welke cookies wij precies gebruiken, leest u in onze cookieverklaring.

Als u het contactformulier invult, gebruiken wij uw gegevens alleen om uw vraag te beantwoorden en, als u daarom vraagt, om contact met u op te nemen.

12. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. Dit privacybeleid wordt ten minste jaarlijks en bij relevante wijzigingen beoordeeld en door de directie vastgesteld. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website (www.transitiepartners.nl/privacyverklaring) en in onze interne documentatie; medewerkers en professionals worden over wijzigingen geïnformeerd. Bovenaan dit privacybeleid staat welke versie geldt en sinds wanneer.

13. Klachten

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onjuist verwerken, horen wij dat graag via [email protected]. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Documentbeheer

Eigenaar: directie
Volgende beoordeling: uiterlijk november 2027
Classificatie: openbaar
Gerelateerde documenten: Protocol Informatiebeveiliging, register van verwerkingsactiviteiten, Complianceregister, Overzicht incidenten