In ons vorige artikel bespraken we onder andere de totstandkoming van het AZC in Zwijndrecht en het proces erachter. In dit vervolg belichten we de evaluatie die volgde en een aantal waardevolle lessen die hieruit zijn gehaald.

Waarom en hoe werd geëvalueerd?
Het realiseren van een AZC was een intensief proces, en na afronding voelde de gemeente Zwijndrecht behoefte om hierop te reflecteren. In de zomer van 2024 is een evaluatie uitgevoerd, gericht op hoe toekomstige projecten beter kunnen worden aangepakt. Gezien de emotionele lading onder inwoners en het nieuwe samenspel tussen AZC-bewoners en de gemeenschap, focuste de evaluatie zich vooral op de impact binnen de gemeentelijke organisatie.

De evaluatie bestond uit twee onderdelen: een enquête onder betrokken medewerkers, waarvan de resultaten in een SWOT-analyse zijn verwerkt, en een focusgroep met projectteamleden om ervaringen uit te wisselen en te vergelijken met de enquête-uitkomsten.

Wat hebben we geleerd: tien adviezen en een solide basis
De evaluatie leverde tien adviezen op, onderverdeeld in drie categorieën. Hieronder volgen de drie categorieën en een adviesvoorbeeld per categorie.

1. Contextbewustzijn
Bij complexe, gevoelige projecten is het essentieel om goed in te spelen op de context. Voor het AZC-project betekende dit o.a. omgaan met media-aandacht, reageren op bezorgdheden, de heftigheid van reacties op plannen en de onzekerheid rondom de besluitvorming zowel lokaal als landelijk. Betrokken medewerkers moeten zich bewust zijn van deze factoren en de soms beperkte mogelijkheden om aan verwachtingen te voldoen.

2. Verbeteringen
Deze praktische tips richten zich op concrete acties voor toekomstige projecten. Een belangrijk advies in deze categorie is om eerst extern draagvlak te creëren door naar inwoners te luisteren voordat een plan gepresenteerd wordt. In september 2023 informeerde de gemeente Zwijndrecht via de lokale krant en sociale media over het zoeken naar een locatie voor een AZC. Deze boodschap bleek echter niet goed ontvangen; toen de beoogde locatie eenmaal werd gedeeld en informatiebijeenkomsten werden gehouden, hadden inwoners het gevoel dat dit uit het niets kwam. Een waardevolle les is dat vroegtijdige en frequente communicatie over het proces – zelfs als nog niet alle inhoudelijke details bekend zijn – kan helpen om negatief sentiment te verminderen.

3. Behoud en doorontwikkelen
Deze adviezen benadrukken succesfactoren die de afgelopen periode hebben bijgedragen. Zo bleken een persoonlijke aanpak en relatiebeheer cruciaal. Zo werden belangrijke brieven persoonlijk afgeleverd en was bij bijeenkomsten veel aandacht voor open dialoog met inwoners. Centraal stond dat er vooral geluisterd werd. De aanwezigheid en aanspreekbaarheid van samenwerkingspartners, zoals het COA en lokale bestuurders, versterkte het vertrouwen en de samenwerking.

De tien adviezen vormen een stevige basis voor toekomstig programma- en projectmanagement binnen Zwijndrecht. Ze helpen de gemeente flexibel om te gaan met veranderende omstandigheden en effectief in te spelen op gevoelige onderwerpen, waarmee een solide basis wordt gelegd voor succesvolle toekomstige projecten.

Heeft jouw gemeente een vraagstuk op het gebied van programma of projectmanagement? Neem contact op met één van onze adviseurs, we staan voor je klaar!