Peter Soorsma

Inspiratie, Samenhang en Meetbare Resultaten
In december 2020 begon ik aan een uitdagende rol als programmamanager voor jeugdzorg in de prachtige regio Alkmaar. Inmiddels zit mijn opdracht er bijna op. In dit artikel deel ik graag mijn ervaringen en inzichten over het belang van programmasturing in een complexe omgeving als de jeugdzorg, en hoe dit heeft bijgedragen aan positieve veranderingen in Regio Alkmaar. 

Een Nieuwe Koers
Bij de start van mijn rol stond ik voor verschillende uitdagingen. Mijn voorganger was opgestapt vanwege een gebrek aan capaciteit om regionaal beleid te vorm te geven. Bovendien ontbrak het aan samenhang tussen de vele losse projecten en was er onvoldoende positieve samenwerking binnen de regio.  

Om grip te krijgen op deze uitdagingen besloot ik om gericht programmasturing toe te passen. Ik bracht de losse projecten samen in een regionaal programma, bestaande uit een viertal programmalijnen: Inkoop, Bovenregionaal, Beheersing en Aansluiting Onderwijs. Centrale missie werd “meer zicht en grip op kwaliteit en kosten van regionale Jeugdhulp”.  

Met een vastberaden team creëerden we draagvlak op alle bestuurlijke en ambtelijke niveaus, waarna het programma werd goedgekeurd door alle betrokken gemeentes. Vervolgens hebben we in diverse sessies met alle relevante interne en externe actoren een regionale beleidsvisie ontwikkeld en deze door alle gemeenteraden laten goedkeuren. 

Wat is Programmasturing?
Regionale jeugdhulp is een kluwen aan vraagstukken die op elkaar inwerken. Als je aan een touwtje trekt, ontstaat ergens anders een knoop. Programmasturing helpt om de kluwen te ontwarren. Je maakt een analyse van de meest bepalende oorzaak-gevolg-relaties en vertaalt dit naar een centrale missie en enkele hoofddoelen. Elk doel wordt geformuleerd op basis van het gewenste effect en uitgewerkt in indicatoren om het meetbaar te maken. Alle projecten worden geclusterd per doel, waarbij scherp moet zijn hoe ze daaraan bijdragen. 

Een concreet voorbeeld
Een groot vraagstuk waren de financiële tekorten. Onze analyse was dat de tekorten veroorzaakt werden door “Open Deur, Open House en Open Einde”. “Open Deur” betekende dat we onvoldoende grip hadden op de instroom in de jeugdhulp. De “Open House” -aanbestedingsvorm die we hadden, zorgde voor veel (vaak kleine) aanbieders die op een breed veld van jeugdhulp actief waren. Dat maakte sturing erg complex. En “Open Einde” betekende dat we aan weinig zicht en grip hadden op de kwaliteit en kosten gedurende de looptijd van toegekende jeugdhulp.  

We hebben drie gewenste effecten geformuleerd waarop alle projecten werden ingericht. Een volume-effect, waarbij kortere doorlooptijden zorgen voor een daling van het aantal jeugdhulptrajecten. Een prijs-effect, door te zorgen dat er sneller naar lichtere jeugdhulp wordt geschakeld. En een kwaliteits-effect, waarbij een versterkte cultuur van leren en samenwerken, leidt tot betere hulp voor jeugdigen.  

Behaalde resultaten
Onze missie was dat we via sturing op de kwaliteit meer grip op de kosten wilden krijgen. Goede jeugdhulp zorgt namelijk in kortere tijd voor het gewenste effect en dit leidt tot kostenbesparing. In die volgorde. Met data en benchmarking wilden we hier samen met de aanbieders op gaan sturen.  

Een van de concrete resultaten was de implementatie van een grote inkoop voor Verblijf & Ambulant. Programmasturing hielp bij een gestructureerde samenwerking tussen alle benodigde expertises, bijvoorbeeld inkoop, toegang, contractmanagement, handhaving, beleid. Dit legde een solide basis onder een inkoop ter waarde van €75 miljoen per jaar over een periode van 10 jaar.  

Kenmerkend was dat elk element van de inkoop en alle benodigde randvoorwaarden – denk aan de werkwijze voor de toegang en voor contractmanagement – concreet ingericht was op dezelfde missie “meer zicht en grip op kwaliteit en kosten”.  

Voordelen van Programmasturing 
Dit voorbeeld laat zien hoe programmasturing kan zorgen voor focus in een complex vraagstuk. Voor ons bracht het diverse voordelen. De programmadoelen structureerden de samenwerking tussen alle actoren. Het zorgde voor duidelijkheid in de keuze welke projecten we wel en niet oppakten. En met scherp geformuleerde effecten konden we gericht datasturing toepassen. Het werken aan duidelijke maatschappelijke doelen gaf ons de inspiratie om door te gaan als we te maken hadden met weerstand op de veranderingen.  

De complexiteit van de jeugdzorg vereist nauwe samenwerking tussen ontzettend veel partijen. We werkten intensief samen met gemeenteraadsleden en wethouders, en met experts op het gebied van financiën, toegang, contractmanagement, beleid en handhaving. Ook betrokken we talloze externe actoren, zoals de 200 zorgaanbieders, onderwijspartners en cliëntorganisaties. Programmasturing hielp bij een gemeenschappelijke taal en een groeiend gedeeld belang tussen alle partijen. 

Toekomstperspectief 
Er valt nog veel te bereiken in de jeugdzorgsector, met name bij het vertalen van beleidsdoelen naar concrete resultaten voor de jeugdigen die we ondersteunen. Programmasturing is hiervoor een noodzakelijke aanpak. Concrete subdoelen inspireren niet alleen medewerkers, maar zorgen ook voor betrokkenheid van externe actoren. Datasturing is cruciaal voor zicht op voortgang en effecten. En daarmee voor tijdige bijsturing als iets niet werkt of juist voor het delen van aantoonbaar succes. De programmadoelen zorgen voor focus bij de diverse benodigde inspanningen, zowel intern als extern. 

Als regionaal programmamanager heb ik weer ervaren hoe essentieel programmasturing is voor het creëren van samenhang en inspiratie. Door het bundelen van losse projecten in een overkoepelend programma, het vertalen van onze missie naar concrete subdoelen en het betrekken van alle relevante actoren, hebben we concrete successen en positieve veranderingen in de jeugdzorg voor regio Alkmaar kunnen realiseren. De weg naar verbetering in het complexe veld van de jeugdzorg vraagt om programmasturing als kompas.