Wat is materiële controle in het sociaal domein (Jeugdwet en Wmo)?

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de rechtmatige en doelmatige besteding van publieke middelen in het sociaal domein. Die verantwoordelijkheid strekt zich uit over zowel de Jeugdwet als de Wmo. Tegelijkertijd staan gemeenten op afstand van de feitelijke zorgverlening. Zij geven beschikkingen af, ontvangen declaraties en verantwoordingsinformatie, maar hebben daarmee nog geen volledig zicht op wat er in de praktijk gebeurt.

Materiële controle is het instrument waarmee gemeenten deze afstand kunnen overbruggen.

De kern van materiële controle

Materiële controle is een vorm van controle waarbij een gemeente onderzoekt of gedeclareerde zorg daadwerkelijk is geleverd en of die zorg past binnen de geldende contractuele afspraken, beschikkingen en wettelijke kaders. Het gaat daarbij nadrukkelijk niet alleen om administratieve juistheid, maar om de inhoudelijke realiteit achter de declaratie.

Waar formele controle antwoord geeft op de vraag of een declaratie correct is ingediend, richt materiële controle zich op de vraag of de inzet van zorg terecht, passend en doelmatig is geweest. Daarmee vormt materiële controle een essentiële schakel tussen beleid, contractafspraken en uitvoering.

Waarom formele controle niet volstaat

Formele controle is noodzakelijk, maar beperkt. Zij richt zich op zaken als tarieftoepassing, productcodes en aansluiting bij beschikkingen. Deze controles geven zekerheid over de administratieve kant van declaraties, maar zeggen weinig over de feitelijke zorgverlening.

In de praktijk kunnen declaraties administratief correct zijn, terwijl de zorg inhoudelijk vragen oproept. Denk aan langdurige trajecten zonder herbeoordeling, inzet van zwaardere zorg dan verwacht of structurele afwijkingen in declaratiepatronen. Juist in die situaties biedt materiële controle gemeenten meer inzicht.

Materiële controle als inhoudelijke toets

Materiële controle maakt het mogelijk om te kijken naar de samenhang tussen:

• de beschikking of verwijzing,
• de daadwerkelijk geleverde zorg,
• de gedeclareerde prestaties,
• en de contractuele afspraken.

Door deze elementen met elkaar te verbinden, ontstaat een realistischer beeld van de rechtmatigheid en doelmatigheid van zorg. Het doel is niet om fouten te zoeken, maar om voldoende zekerheid te verkrijgen over de inzet van publieke middelen.

Wettelijk kader en positionering

Binnen de Jeugdwet is materiële controle expliciet geregeld in wet- en regelgeving. De wetgever heeft daarbij gekozen voor een zorgvuldige, stapsgewijze aanpak. Gemeenten moeten vooraf het doel van de controle bepalen, een risicoanalyse uitvoeren en een controleplan opstellen. Deze stappen zijn bedoeld om willekeur te voorkomen en proportionaliteit te borgen.

Voor de Wmo geldt geen uitgewerkt wettelijk stappenplan, maar ook daar hebben gemeenten de plicht om toezicht te houden op rechtmatigheid en doelmatigheid. In de praktijk sluiten veel gemeenten bij de Wmo aan bij de systematiek van de Jeugdwet, omdat deze juridisch zorgvuldig en bestuurlijk uitlegbaar is.

Wanneer zet een gemeente materiële controle in?

Materiële controle wordt ingezet wanneer er aanleiding is om verder te kijken dan de administratieve controle. Die aanleiding kan bijvoorbeeld ontstaan door signalen uit declaratiegegevens, bevindingen uit contractmanagement, financiële analyses of signalen vanuit de toegang. Het gaat zelden om één enkel signaal; vaak is het de samenloop van meerdere aanwijzingen die maakt dat nadere controle gerechtvaardigd is.

Belangrijk is dat materiële controle nooit automatisch of routinematig wordt ingezet. De gemeente moet steeds expliciet onderbouwen waarom controle nodig is – er moet een aanleiding zijn – en welk doel daarmee wordt gediend. Eén en ander kan ook gebaseerd zijn op basis van een risicoanalyse waarbij indicaties van een verhoogd risico van onrechtmatig handelen bestaan.

Wat materiële controle niet is

Materiële controle wordt soms verward met detailcontrole of fraudeonderzoek. Dat is onterecht. Materiële controle is geen standaardinstrument om dossiers in te zien en ook geen repressief middel dat automatisch leidt tot sancties. In veel gevallen kan materiële controle worden uitgevoerd zonder inzage in cliëntdossiers, bijvoorbeeld door analyse van processen, data en bedrijfsvoeringsinformatie.

Pas wanneer materiële controle onvoldoende zekerheid oplevert, kan een gemeente – onder strikte voorwaarden – overwegen om over te gaan tot detailcontrole.

Wat is de waarde van materiële controle voor gemeenten?

Wanneer materiële controle zorgvuldig wordt ingezet, levert zij gemeenten meer op dan alleen zekerheid over rechtmatigheid. Materiële controle:

• biedt inzicht in structurele patronen en risico’s,
• ondersteunt beter contractmanagement,
• helpt bij het voeren van het goede gesprek met aanbieders,
• levert input voor beleid en inkoop,
• en draagt bij aan beheersing van zorgkosten.

Daarmee is materiële controle geen administratieve last, maar een sturingsinstrument.

Materiële controle als onderdeel van professioneel toezicht

Materiële controle staat niet op zichzelf. Zij maakt deel uit van een breder toezicht- en sturingskader waarin formele controle, contractmanagement, beleid en – indien nodig – detailcontrole met elkaar samenhangen. Juist die samenhang maakt materiële controle effectief en uitlegbaar.

Gemeenten die materiële controle planmatig en transparant inzetten, versterken hun positie en nemen hun verantwoordelijkheid als opdrachtgever in het kader van de besteding van publieke middelen én dragen bij aan een lerende en toekomstbestendige zorgpraktijk.

Meer weten?

TransitiePartners heeft veel ervaring met uitvoeren van controles in het sociaal domein en helpt gemeenten bij het zorgvuldig en proportioneel inzetten van deze controlevormen. Kijk op onze themapagina voor meer informatie of neem contact met ons op om te bespreken wat wij voor u kunnen betekenen.

Op onze themapagina over materiële controle en detailcontrole in het sociaal domein leest u hoe TransitiePartners gemeenten ondersteunt bij het zorgvuldig inrichten en uitvoeren van materiële controle:
👉 https://transitiepartners.nl/gemeenten/onze-themas/materiele-controle-in-het-sociaal-domein/