Gemeenten streven ernaar om meer datagedreven te werken, ook binnen het sociaal domein. Maar wat houdt dat precies in en waarom is het zo belangrijk? In dit artikel belicht Alieke Struik de kansen en uitdagingen die gepaard gaan met datagedreven werken op gemeentelijk niveau. Vanuit haar ervaringen als data-analist en functioneel beheerder gaat ze ook in op de rol van functioneel beheer. Deze belangrijke functie blijft nog te vaak onderbelicht.
Datagedreven werken houdt in dat gemeenten beslissingen en acties baseren op feitelijke informatie en inzichten die worden verkregen uit gegevens. Datagedreven werken biedt gemeenten binnen het sociaal domein mogelijkheden om de dienstverlening te verbeteren en inwoners effectiever te ondersteunen. Er wordt gebruik gemaakt van data bij het vormen van beleid, sturing (zoals contractmanagement) en monitoring. Dit kan veel verschil maken in het sociaal domein, waar veel data beschikbaar is, maar het nog niet altijd goed gebruikt wordt.
Om datagedreven werken mogelijk te maken, is het essentieel om te beschikken over kwalitatief goede data. Dit betekent dat de gegevens betrouwbaar, accuraat en actueel moeten zijn. Daarnaast moeten ze op een goede manier worden verwerkt en geanalyseerd om waardevolle inzichten te verkrijgen. Het opzetten van een gestructureerde en effectieve dataverwerking is daarom van groot belang.
Functioneel beheerders spelen hierbij een belangrijke rol. Hun rol en verantwoordelijkheden verschillen per gemeente, maar in de kern zijn ze verantwoordelijk voor de informatievoorziening binnen de gemeente. Ze beheren de informatie die hun collega’s nodig hebben om hun werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Dat doen ze door het ondersteunen van gebruikers, het onderhouden van de informatievoorziening en door zicht te houden en te acteren op wat er speelt binnen en rond de gemeente. Ten slotte zorgt functioneel beheer ervoor dat de wensen van de gebruikers gerealiseerd worden door de applicatieleverancier of IT. Binnen het sociaal domein gaat dit met name om de applicaties die door de front- en backoffice van de Wmo, Jeugd en Werk en Inkomen worden gebruikt. Hierin wordt informatie over inwoners die hulp krijgen vastgelegd en gecommuniceerd met aanbieders en wordt het betalingsverkeer geregistreerd.
Een functioneel beheerder is geen data-analist of IT’er. Zijn of haar rol is om gebruikers en eigenaren van informatiesystemen goed met elkaar te laten communiceren en om data te ontsluiten. Functioneel beheerders werken op het raakvlak van de IT, applicatieleverancier, gebruikers, beleidsmedewerkers en data analisten.
Functioneel beheerders en data-analisten komen elkaar regelmatig tegen. Data-analisten maken gebruik van de gegevens die worden verzameld binnen de gemeente om inzichten te genereren en trends te analyseren. Daarnaast kunnen functioneel beheerders data-analisten ondersteunen bij het uitvoeren van hun werkzaamheden door bijvoorbeeld het genereren van rapportages of het creëren van dashboards.
Als beleidsmedewerker kun je tegen vragen aanlopen waarbij data (een deel van) het antwoord bevat. In sommige gevallen zal er een toegankelijk dashboard beschikbaar zijn, of een data-analist die deze informatie kan verstrekken. In andere gevallen zal de informatie uit de applicatie gehaald moeten worden door een functioneel beheerder. Om toegang te krijgen tot deze data kun je terecht bij functioneel beheerders.
Daarmee is een goed functioneel beheer onmisbaar voor de gemeente die datagedreven wil werken. Een gemeente doet er daarom goed aan om de vraag te stellen of het functioneel beheer op orde is en robuust is georganiseerd, zowel qua techniek als bemensing.
Dat is echter niet het hele verhaal. Om de ambitie van datagedreven werken binnen het sociaal domein te realiseren, moeten gemeenten over de nodige expertise beschikken. Dit omvat niet alleen technische kennis (functioneel beheer), maar ook het vermogen om data te interpreteren en te vertalen naar bruikbare inzichten (data analyse) voor het nemen van beslissingen (beleid). Goede samenwerking tussen verschillende partijen die hierbij een rol spelen is daarbij belangrijk.
Om gemeenten te ondersteunen bij het realiseren van datagedreven werken binnen het sociaal domein is Transitiepartners een waardevolle partner. We beschikken over de expertise en ervaring om gemeenten te helpen bij het opzetten van een effectieve dataverwerking, het optimaliseren van de bedrijfsvoering en het uitvoeren van data analyses. Samen met gemeenten kunnen wij stappen zetten in het datagedreven werken.