Succesvol hervormen in de jeugdhulp, hoe doe je dat? In deze reeks neem ik je mee in de zeven eigenschappen die Steven Covey centraal stelt. Eerder hebben we het belang van pro-activiteit beschreven. Door een pro-actieve houding pak je de leiding – hiermee heb jij het stuur in handen en bepaal je jouw reactie op de omstandigheden. In het tweede artikel heb ik de eigenschap ‘begin met het einde voor ogen’ toegelicht. Steven Covey noemt deze eigenschap ook wel de schepping. Met de derde eigenschap gaan we uitvoering geven aan de eerste twee eigenschappen. 

Sleutel 3: “Belangrijke zaken eerst” 
Laten we beginnen met dezelfde vraag die Steven Covey in zijn boek stelt: ‘Noem één ding dat je kunt doen (en nu niet doet) dat een enorm positief effect heeft op je (werk)leven als je dat regelmatig zou doen?’ 

Weet je nog, in het eerste artikel hebben we gesproken over de waan van de dag. Als we ons laten leiden door deze waan lijkt alles belangrijk en dringend te zijn. Dat mailtje wat oppopt terwijl je een stuk aan het schrijven bent, een telefoontje als je op het punt staat in gesprek te gaan of die collega die nog even binnenkomt terwijl jij bezig bent met het voorbereiden van een vergadering. Aan het einde van de dag vraag je je af waar je nou zo druk mee bent geweest, want niets van je to do lijstje heb je kunnen afvinken. Alle energie is opgegaan aan – misschien wel – dringende zaken, maar waren deze zaken nu ook echt zo belangrijk? 

De tijdsmanagementmatrix
In het tweede artikel hebben we beschreven hoe belangrijk het is om het ‘einde’ te formuleren. Als we weten wat ons ‘einde’ of doel is, kunnen we ook bedenken of onze acties hiertoe bijdragen. Om een inschatting te maken welke acties hier wel en niet aan bijdragen, kun je deze plaatsen in de tijdsmanagementmatrix:
 

Onze valkuil is dat we onze dagen laten leiden door kwadrant III. Doordat we zoveel tijd besteden in dit kwadrant, krijgen we ook veel taken in kwadrant I. We hebben namelijk belangrijke zaken laten liggen die eerder niet dringend waren, maar inmiddels wel. Deze helft van de matrix zorgt voor veel stress, want we zijn niet in control. 

De uitdaging is meer te gaan werken vanuit kwadrant II, dit is de kern van effectief (persoonlijk) leiderschap. De taken die we hierin zetten, dragen bij aan het ‘einde’. Als we meer tijd hierin zouden investeren, zou dit als gevolg hebben dat er minder taken in kwadrant I komen. Je denkt immers vooruit en bent hiermee meer in control. Deze taken zouden dus meer prioriteit moeten krijgen boven de dringende, maar niet belangrijke zaken. Makkelijker gezegd dan gedaan denk je misschien. Het vraagt een portie zelfdiscipline en dus pro-activiteit. Aandacht voor kwadrant II komt voort uit het centrum van de leidende principes.  

 In de praktijk
Het werken volgens de leidende principes, met het einde voor ogen, vraagt van je om scherp te hebben en te houden wat je te doen hebt en of deze acties bijdragen aan het behalen van de doel(en). Deze matrix kun je dan ook gebruiken bij het maken van je persoonlijke planning, bij het maken van een teamplan of projectplanning, maar ook bij het werken met inwoners of cliënten.   

De matrix dwingt ons om na te denken over wat daadwerkelijk de belangrijke zaken zijn en wat we nu kunnen doen aan zaken die nu niet dringend zijn, om te voorkomen dat ze dringend worden.  

En… wat ga jij nu regelmatig doen, wat je nog niet deed, maar wat wel een enorm positief effect heeft op jouw dagelijks leven? 

Mocht je naar aanleiding van dit artikel vragen hebben, neem gerust contact met mij op, ik denk graag met je mee! 

Steven Covey – de zeven eigenschappen voor succes in je leven. 102e druk 2023
ISBN: 9789047006817