Tijdens een recente opdracht bij een gemeente bracht ik de processen van een financieel adviesteam in kaart. Gaandeweg werd duidelijk hoeveel inzicht ontstaat wanneer processen, verantwoordelijkheden, risico’s en documentatie bij elkaar worden gebracht. Vanuit die ervaring ontstond het onderwerp voor dit artikel.

Financiële adviesteams binnen een gemeente voeren een breed palet aan werkzaamheden uit. Denk aan planning en control, financiële advisering, investeringen, subsidies, treasury, fiscaliteit en risicomanagement. Veel daarvan is in de praktijk goed georganiseerd. Toch is niet altijd in één oogopslag duidelijk welke processen er precies zijn, hoe ze samenhangen, wie waarvoor verantwoordelijk is en waar de werkwijze is vastgelegd.

Juist daar ligt de waarde van een processeninventarisatie. Niet om zoveel mogelijk procedures op papier te zetten, maar om overzicht te creëren. Door werkzaamheden te ordenen en procesinformatie op één plek samen te brengen, ontstaat een procesregister. Een procesregister biedt een centraal overzicht van de belangrijkste processen en werkzaamheden. Door deze processen systematisch te inventariseren, ontstaat inzicht in wat het team doet, welke doelen daarbij worden nagestreefd, welke risico’s kunnen optreden en welke documentatie beschikbaar is.

Van werkzaamheden naar samenhang

Een bruikbaar procesregister vraagt eerst om een heldere structuur. Niet iedere activiteit is immers een zelfstandig proces. Door onderscheid te maken tussen hoofdprocessen, subprocessen, activiteiten, doelen en resultaten ontstaat een gemeenschappelijke taal. Losse werkzaamheden worden logisch gegroepeerd en processen worden onderling beter vergelijkbaar. Zo ontstaat geen lange takenlijst, maar een herkenbaar proceslandschap.

Een stapsgewijze aanpak

De inventarisatie begint met het in kaart brengen van werkzaamheden, bijvoorbeeld aan de hand van beschikbare documentatie en gesprekken met financieel adviseurs. Vervolgens worden deze werkzaamheden geordend in clusters en hoofd- en subprocessen. Een cluster bundelt samenhangende hoofdprocessen binnen hetzelfde sturingsdomein, terwijl subprocessen de onderdelen vormen die gezamenlijk bijdragen aan het resultaat van een hoofdproces. Per hoofdproces wordt daarnaast een procescoördinator aangewezen. Daarmee wordt duidelijk wie verantwoordelijk is voor het actueel houden van de procesinformatie en het bewaken van gemaakte afspraken. De som van de subprocessen vormt samen het hoofdproces.

Daarna worden rollen en verantwoordelijkheden zichtbaar gemaakt. Ook wordt onderzocht in hoeverre processen daadwerkelijk zijn gedocumenteerd. Daarbij is een genuanceerde beoordeling nuttiger dan alleen “wel” of “niet” beschreven. Een proces kan bijvoorbeeld niet beschreven, gedeeltelijk beschreven, volledig maar verouderd, of volledig én actueel zijn. Door vervolgens de belangrijkste risico’s te koppelen aan het niet behalen van het procesdoel, ontstaat een completer beeld van de beheersing.

Meer dan documenteren

De kracht van het procesregister zit vooral in de combinatie van deze informatie. Het maakt zichtbaar waar kennis sterk afhankelijk is van individuele medewerkers, waar informatie verspreid staat over verschillende documenten en waar verantwoordelijkheden niet scherp zijn afgebakend. Daarmee ondersteunt het register continuïteit, overdracht, risicobeheersing en documentatiebeheer.

Tegelijkertijd hoeft niet ieder proces tot op iedere handeling te worden vastgelegd. De gewenste diepgang hangt samen met onder andere de complexiteit, het financiële belang, de risico’s en de afhankelijkheid van specifieke medewerkers. Juist door die elementen naast elkaar te zetten, helpt het register om prioriteiten te bepalen. Processen met een groot belang, hogere risico’s en beperkte documentatie vragen eerder om aandacht dan processen die aantoonbaar goed beheerst zijn.

Van nulmeting naar verbeteren

Een procesregister is daarom geen statisch eindproduct. Het is een nulmeting en een vertrekpunt. Vanuit het overzicht kan gericht worden bepaald welke procesbeschrijvingen ontbreken, welke documenten moeten worden geactualiseerd, waar verantwoordelijkheden verduidelijking vragen en voor welke processen beheersmaatregelen of KPI’s wenselijk zijn.

De logische ontwikkellijn is: inventariseren, structureren, doelen bepalen, documentatie beoordelen, risico’s identificeren, prioriteren, verbeteren en monitoren. Op basis daarvan kan een visueel proceslandschap worden ontwikkeld, waarin de samenhang tussen processen zichtbaar wordt. Zo groeit een eenmalige inventarisatie uit tot een praktisch sturingsinstrument dat kan meegroeien met veranderingen in werkzaamheden, systemen, regelgeving en verantwoordelijkheden.

De grootste opbrengst is misschien wel het gesprek dat hierdoor ontstaat. Door samen te bepalen wat een proces moet opleveren, wie waarvoor verantwoordelijk is, welke risico’s relevant zijn en wat voldoende moet worden vastgelegd, groeit niet alleen de kwaliteit van het procesregister, maar ook het bewustzijn over de inrichting en beheersing van de financiële functie.

Meer weten of doorpraten over de opzet van een processeninventarisatie en een bruikbaar procesregister? Ik ga er graag over in gesprek.