Het is velen een doorn in het oog: in Nederland gaat veel tijd en aandacht van zorgprofessionals naar administratie in plaats van naar mensen die hulp nodig hebben. Ondanks alle goede bedoelingen en plannen ervaren zorgverleners geen verbetering. Het onbenut potentieel in de zorg is en blijft groot. Data uit WaarStaatJeZorgaanbieder.nl kan gemeenten en hun zorgpartners helpen om gerichte verbeterafspraken te maken.
Het piept en kraakt in de zorg. In Nederland doen steeds meer mensen een beroep op zorg. Een belangrijke factor hierin is de vergrijzing, maar we zien deze langjarige trend ook in de jeugdhulp. Er zijn op veel plekken personeelstekorten, de werkdruk is hoog en veel nieuwe medewerkers verlaten na een paar jaar alweer de zorg. Beleidsmakers, bestuurders en managers zouden daarom prioriteit moeten geven aan het behouden en zo goed mogelijk inzetten van de capaciteit die er is. Maar daar wringt de schoen: vele potentiële zorguren gaan verloren aan andere zaken.
Systemen of mensen
Je kent de televisiebeelden misschien wel. Een verslaggever is met draaiende camera een dag op stap met een hulpverlener. De wijkverpleegster, laten we haar Ans noemen, komt bij mevrouw Jansen om een aantal handelingen te verrichten en te controleren of alles nog goed gaat. Terwijl mevrouw Jansen geduldig in haar lievelingsstoel voor het raam zit, logt Ans in op haar laptop om de registratie bij te werken voor de verzekeraar, om in een ander systeem toestemming te vragen aan de huisarts in verband met medicatie en in een derde systeem zet ze de nodige vinkjes in het kwaliteitssysteem. Tenslotte registreert ze op haar telefoon haar tijd omdat haar werkgever daar om vraagt. Mevrouw Jansen zit in haar stoel en wacht nog steeds. De verbaasde verslaggever kan het allemaal nauwelijks geloven en vraagt of dit niet anders kan. “Vertrouw ons toch gewoon op onze professionaliteit” verzucht Ans.
Onbenut potentieel
Vertrouwen is echter allesbehalve gewoon. De frustratie over administratieve lasten leeft breed onder zorgprofessionals. Exacte en eenduidige cijfers over de omvang van de administratieve last zijn moeilijk te vinden. Volgens beroepsvereniging V&VN besteden verpleegkundigen en verzorgenden gemiddeld 30 tot 40 procent van hun tijd aan administratie. Per sector zal het cijfer verschillen. Wat het exacte cijfer ook is, overbodige en overmatige registratie is één van de redenen waarom veel professionals de zorg verlaten. Want ze zijn het vak ingegaan om mensen te helpen.
Het personeelstekort in de zorg is groot. Beleidsmakers zoeken naar mogelijkheden om de toenemende zorgvraag te temperen. Maar misschien moeten we (ook) prioriteit geven aan het benutten van het potentieel dat verloren gaat aan administratie. Bijkomend voordeel is dat het uitstroom van personeel uit de zorg kan helpen voorkomen. En wellicht heeft het ook effect op de werkdruk en daarmee het ziekteverzuim?
Naast het verlies aan productiviteit door onnodige administratie is ziekteverzuim namelijk ook een grote ‘verliespost’. Het CBS houdt per kwartaal cijfers bij over het ziekteverzuim. De sector gezondheids- en welzijnszorg heeft al geruime tijd de twijfelachtige eer om van alle sectoren het hoogste verzuimpercentage te hebben. In het tweede kwartaal van 2023 was het verzuim 7,0% ten opzichte van een landelijk gemiddelde van 5,0%. Binnen de sector scoort de jeugdzorg met 6,0% relatief goed, terwijl verpleging, verzorging en thuiszorg de leiding heeft met 8,3% verzuim. Dat is een groot verlies aan capaciteit. In 2022 was het verzuim overigens nog hoger.
Afspraken in de Hervormingsagenda Jeugd
Iedereen lijkt het erover eens dat we moeten inzetten op het optimaal benutten van het beschikbare potentieel en het aanpakken van administratieve lasten. Zo loopt er een landelijk programma Ontregel de zorg. Partijen kunnen hier inspiratie opdoen, goede voorbeelden uitwisselen of subsidie krijgen voor ontregelprojecten. Ook zijn er afspraken gemaakt. Bijvoorbeeld de afspraak om te stoppen met vermijdbaar tijdschrijven in de jeugdzorg.
Nieuwe loot aan de stam is de Hervormingsagenda Jeugd. Ook hierin zijn afspraken gemaakt om administratieve lasten te verminderen. De partijen zetten in op landelijke uniforme en standaardwijze van inkoop, contractering, administratieve afhandeling en verantwoordingseisen. Ook moet de verplichte regionalisering hieraan bijdragen. Het duurt nog geruime tijd voordat deze afspraken zijn gerealiseerd en nog langer voordat zij effect hebben op het dagelijkse werk van professionals. Over de aanpak van ziekteverzuim zijn geen afspraken gemaakt.
Hoe gaat met ‘mijn’ zorgpartners?
De realiteit is weerbarstig. Ondanks jaren van landelijke aandacht, plannen en acties, ervaren professionals in de dagelijkse praktijk niet of nauwelijks verbetering. We kunnen dus niet te vroeg juichen over bijvoorbeeld de afspraken uit de Hervormingsagenda. Gemeenten kunnen daarentegen de ervaring uit het verleden juist als aansporing zien om nu zelf in actie te komen.
Een spoor voor gemeenten, waar ze vandaag al mee kunnen starten, is om op lokaal en/of regionaal niveau, 1-op-1, in gesprek te gaan met hun zorgpartners en afspraken te maken over de productiviteit en het benutten van het potentieel. Hoe tevreden zijn werknemers van een organisatie, wat is het personeelsverloop en hoe hoog is het ziekteverzuim? Heeft de organisatie dit in beeld en legt de organisatie het verband met waar zij zelf invloed op heeft: de eigen bedrijfsvoering en bijvoorbeeld de focus van het management? Heeft de aanbieder een plan – en voert zij dit ook uit – om structureel te werken aan deze aspecten?
Onze ervaring is dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering samenhangt met de productiviteit. In een goed geleide organisatie zijn werknemers meer tevreden, zijn het ziekteverzuim en het verloop lager en wordt meer tijd besteed aan de essentiële taken dan in een minder goed geleide organisatie. Een zorgpartner die haar zaken wat dit betreft op orde heeft, kan uiteraard ook gemeenten de spiegel voorhouden. Ongetwijfeld zijn er ook zaken die de gemeente kan doen of laten om het potentieel in de zorg beter te benutten.
WaarStaatJeZorgaanbieder.nl
TransitiePartners heeft dit (gratis) online dashboard ontwikkeld met daarin de jaarcijfers van duizenden zorgorganisaties. We hebben interessante ratio’s en benchmarks toegevoegd zodat je snel inzicht krijgt in de bedrijfsvoering van organisaties. Per organisatie is de ontwikkeling zichtbaar vanaf 2017 tot en met 2022. Voor het onderwerp in dit artikel is interessant dat onder meer het ziekteverzuim- en het overheadpercentage, en de trend daarin, zijn opgenomen. Deze twee parameters zijn ook onderdeel van het (betaalde) risicomodel van WaarStaatJeZorgaanbieder. Ze zijn namelijk indicatoren van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Daarmee zijn zij goede aanknopingspunten voor gemeenten om het gesprek met hun zorgpartners aan te gaan en verbeteracties af te spreken. De urgentie is te hoog om te wachten op de uitwerking van de Hervormingsagenda.